Aprenda como administrar uma pequena empresa com sucesso

Como administrar uma pequena empresa quando se está começando a entrar nesse mundo de taxas, impostos, legislações, controle financeiro e contábil, clientes e concorrência, marketing e divulgação? 
 

Abrir um negócio próprio é um desafio, com regras e muitas diretrizes estabelecidas, mas, ao mesmo tempo, uma escolha que traz realização e vantagens. 
 

Para ajudar você, que vai começar ou já está empreendendo, este artigo traz dicas valiosas sobre o fluxo de caixa e os processos contábeis, de ferramentas para ter muita produtividade, além da importância de se investir no marketing digital e no registro da sua marca. Confira! 

Vantagens de ter uma contabilidade para cuidar das finanças

Ao abrir um negócio, uma das principais dúvidas que podem surgir é sobre contar ou não com uma empresa de contabilidade ou um contador. 

Saber como administrar uma pequena empresa, apesar do porte, é fundamental, já que, assim como grandes empresas, existem obrigações, como declarações, pagamentos de impostos e processos legais que precisam ser cumpridos. 
 

Como empreendedor e dono do próprio negócio, você adquire responsabilidades, como fazer a emissão e pagamentos de guias e estar atento aos prazos de pagamentos. 
 

E, nesse contexto, ter o suporte de um contador ou de uma empresa de contabilidade pode trazer segurança para realizar processos burocráticos e muitas vezes desconhecidos. Veja algumas das principais atribuições de um contador: 
 

  • elaborar e enviar declarações diversas; 
  • manter o registro da empresa atualizado e em conformidade com as exigências dos órgãos governamentais; 
  • elaborar, preencher e arquivar documentos legais importantes para o fluxo da empresa; 
  • garantir o correto preenchimento da folha de pagamento para que os funcionários recebam os salários em dia e com os devidos descontos e impostos; 
  • prezar pela garantia de que o seu negócio está em conformidade com a legislação tributária e fiscal. 

Além de cumprir esses papéis mais técnicos e que são realmente burocráticos, mas muito necessários para que o negócio esteja em dia com as obrigações legais, o contador também acaba prestando um completo serviço de consultoria. 
 

Ele pode, inclusive, participar do processo de abertura da empresa, ajudando a definir questões como a divisão societária, quando for o caso, o capital social, e até o tipo de tributação. 
 

Além, é claro, de participar também de processos do dia a dia do negócio, como o controle de estoque, a precificação de produtos e o fluxo de caixa.  

Dica extra: No site do Sebrae, você encontra diversas informações sobre empreendedorismo e organização de pequenos negócios.  

Porque o controle financeiro/fluxo de caixa é fundamental

fluxo de caixa é um processo de controle financeiro fundamental que permite enxergar, detalhadamente, quais são os valores que entram e saem de uma empresa. 
 

O cálculo para se chegar a esses valores é feito com base nos saldos que constam em contas bancárias e o dinheiro disponível na empresa. 
 

Sua principal importância está no fato de que, conhecendo a fundo sua receita e despesas, o empreendedor consegue saber a saúde financeira do negócio e tomar decisões estratégicas, por exemplo, se deve expandir ou não os negócios naquele momento. 
 

Para um microempreendedor individual – MEI, por exemplo, dominar o seu fluxo de caixa permite que ele avalie se, com os lucros e crescimento que tem tido, é o momento ideal para se tornar uma empresa de pequeno porte – EPP
 

Principalmente para quem está começando, especialmente micro e pequena empresa, é preciso estar atento, pois existem alguns erros comuns que podem ser evitados com o fluxo de caixa. 
 

Dentre eles, estão contar com um dinheiro que ainda não entrou, como são as vendas a prazo, por exemplo, e deixar para atualizar o fluxo de caixa apenas no final do mês, o que pode fazer com que informações e detalhes passem despercebidos. 
 

Conhecer o fluxo de caixa em detalhes também fornece mais segurança e um “retrato” do negócio para o empreendedor. Isso porque, é por meio dele também que é possível identificar se o negócio gera um lucro sustentável
 

Ou seja, é preciso entender se sua empresa gera um lucro considerável durante todo o ano ou apenas em determinados períodos. Assim, é possível elaborar estratégias para não ficar apenas “apagando incêndio”. 

Ferramentas que auxiliam na produtividade

Conhecer os conceitos relacionados à parte financeira e contábil é muito importante para quem vai abrir ou está no começo da jornada empreendedora. 
 

Mas há também outros fatores que devem ser observados, por exemplo, relacionados à produtividade. Afinal, como administrar uma pequena empresa sem pensar na agilidade com que o mercado evolui, cada vez mais competitivo
 

Para isso, existem diversas ferramentas que são fundamentais para microempreendedores individuais – MEI ou pequenos empresários, principalmente os que não possuem funcionários ou contam com poucas pessoas na equipe. 
 

Ser produtivo é produzir mais, com qualidade, no menor tempo possível e pensando também na redução de gastos. Para isso, veja essas três dicas de ferramentas: 

Google Agenda 

Essa ferramenta é indispensável para qualquer pessoa e, para um empreendedor, mais ainda. Além de permitir o agendamento de compromissos e lembretes, o Google Agenda envia notificações personalizadas e permite ainda a integração com outras ferramentas e aplicativos. É fundamental para que não haja conflitos entre compromissos pessoais e profissionais, além de ajudar na gestão do tempo. 

Conta Azul 

Já citamos neste artigo a importância do fluxo de caixa para o pequeno empresário e essa ferramenta auxilia justamente nesse ponto. O Conta azul inclui funções de gestão diversas, como controle financeiro, de vendas e de estoque.  

A ferramenta engloba recursos que permitem realizar o controle do produto ou serviço, realizar backups das informações e dados, emitir boletos e notas fiscais eletrônicas e até mesmo uma gestão de estoque. Com ela, também é possível gerar relatórios diversos, como o de fluxo de caixa. E tudo isso com o esquema de armazenamento na nuvem, que permite o acesso de qualquer lugar e aparelho. 

Evernote 

Considerada uma das ferramentas de anotação mais eficientes, o Evernote ajuda a armazenar as notas e pensamentos que surgem ao longo do dia, mas de uma forma muito mais organizada, inclusive visualmente.  

Por meio de texto, imagem e até voz, as anotações são colocadas na ferramenta, para serem consultadas a qualquer momento, seja do próprio smartphone ou do notebook, por exemplo.  

Para os empreendedores, que estão sempre se movimentando, entre reuniões com fornecedores e contato com clientes, contar com essa ferramenta ajuda a não perder nenhuma nota e a acessá-la posteriormente de forma mais ágil. 

A importância de investir em marketing digital

A rotina de como administrar uma pequena empresa não se resume apenas ao controle financeiro e contábil, atentar-se ao pagamento de impostos e estar em dia com a legislação. 

Existem outros elementos fundamentais que devem ser incluídos nesse processo e um dos principais refere-se ao investimento em marketing digital. 
 

No contexto da internet, com a tecnologia e a popularização das mídias sociais, divulgar o negócio e a marca, tornando seu produto ou serviço conhecido, é uma das estratégias que mais garantirá o sucesso da empresa
 

Especialmente as micro e pequenas empresas que estão começando agora e não podem fazer grandes investimentos em divulgação, têm à disposição um universo promissor para atrair e reter clientes de forma garantida e gratuita ou com baixo custo. 
 

E por se tratar de mídias sociais, como o Facebook, o Instagram, o Twitter e até um site com blog, uma estratégia de marketing digital bem feita não deve estar focada exclusivamente no produto ou serviço, em si, mas também na produção de conteúdos em diversos formatos, como texto, vídeo, imagens e podcasts. 
 

Algumas das principais vantagens de se investir no marketing digital são: 
 

  • alcançar mais clientes com menos investimento; 
  • poder segmentar públicos a serem alcançados com impulsionamento pago; 
  • oportunidade de se relacionar melhor com seu público de interesse; 
  • espaço para produzir conteúdos e criar engajamento; 
  • contar com plataformas e aplicativos que potencializam o marketing, como diversas ferramentas para Instagram disponíveis; 
  • melhor posicionamento da marca e, consequentemente, seu fortalecimento. 

E por falar em posicionamento e fortalecimento da marca, mesmo para os micro e pequenos empreendedores que estão começando, já trabalhar com o registro de marca é uma decisão acertada. 
 

Principalmente se você já sabe, definitivamente, que aquela será sua marca, seu nome e seu símbolo, fazer o passo a passo para registrar a marca é a garantia legal de que o seu nome é único e nenhum negócio poderá copiar a “identidade” da sua empresa. 
 

O registro de marca é também muito importante para sua estratégia de marketing digital e para reforçar o negócio no mercado. Quanto mais único, e com uma marca exclusiva, maior a chance de ser lembrado e procurado. 
 

Para não perder mais tempo e começar o processo de registro da sua marca, clique AQUI e faça uma pesquisa gratuita para saber se a marca que você escolheu ainda está disponível para registro. 

O que achou dessas dicas de como administrar uma pequena empresa? Colocando-as em prática, você perceberá a evolução do seu negócio e, cada vez mais, conseguirá identificar oportunidades e as melhores estratégias para crescer, conquistar mais clientes e ver a sua marca sendo lembrada. 

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